Số hoá quy trình của doanh nghiệp – Bước đi mới trong năm 2021

Các doanh nghiệp liên tục trăn trở về vấn đề quản trị doanh nghiệp như thế nào trong mùa COVID và những tình trạng tương tự. Trong thời đại công nghệ lên ngôi, số hóa quy trình doanh nghiệp trở thành bước đi bắt buộc. Đó không chỉ là chuyển giao nền tảng làm việc, mà còn là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp “sống sót” trong kỷ nguyên đầy biến động như hiện tại.

1. Số hoá quy trình là gì? 

Số hóa (Digitization) là quá trình chuyển đổi thông tin trên giấy và các quy trình thủ công thành định dạng kỹ thuật số. Trong đó thông tin được tổ chức thành các bit và byte. Giống như quét một bức ảnh hoặc chuyển đổi một báo cáo giấy thành PDF. Dữ liệu không bị thay đổi. Nó chỉ đơn giản được mã hóa theo định dạng kỹ thuật số.

Khác với chuyển đổi số, số hóa nghiêng về con người và công nghệ.  Đây là sự kết hợp giữa thế giới vật lý và phần mềm. Và điều này đã được thực hiện từ những năm 1960. Khi mà quá trình này cho phép tạo ra giá trị riêng biệt của doanh nghiệp dựa trên nhu cầu sử dụng dữ liệu.

Xem thêm: Những sai lầm mà doanh nghiệp thường mắc phải khi chuyển đổi số

2. Lợi ích của việc số hoá quy trình trong doanh nghiệp

Gia tăng chất lượng năng suất làm việc

Thực tế cho thấy mỗi nhân viên cần phải tốn ít nhất 12 phút để tìm kiếm các tài liệu giấy. Với số hoá quy trình, việc này được thực hiện chỉ với một vài thao tác. Chính vì vật số hóa dữ liệu đã giúp doanh nghiệp giảm thiểu hao tổn thời gian. Nhân viên của công ty có thể sử dụng thời gian đó để học hỏi rèn luyện thêm nhiều kỹ năng, xử lý những công việc khác quan trọng hơn.

Dễ dàng tiếp cận và không bị giới hạn

Tất cả những dữ liệu mà được chuyển đổi sang định dạng kỹ thuật số đều có thể dễ dàng truy cập thông qua hệ thống đám mây hoặc các thiết bị kết nối internet ở bất cứ đâu và bất kỳ lúc nào.

Việc số hóa tạo ra một cuộc cách mạng sắp xếp mọi thứ ở một tầm cao mới. Giúp bạn dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm mọi thông tin, dữ liệu.

Xem thêm: Top 20 công cụ “hack” năng suất trong năm 2021

Tăng cường độ bảo mật truy cập

Khi quét một văn bản thì ta có thể theo dõi được văn bản đó. Trong trường hợp cần thiết, ta có thể giới hạn những người có quyền truy cập xem văn bản đó và cài đặt các luồng công việc liên quan, cùng với các nhóm quyền hạn (quyền truy cập, quyền bình luận, quyền chỉnh sửa) cho từng cá nhân hoặc phòng ban.

Tiết kiệm diện tích

Bởi vì bất động sản hiện nay đang vô cùng đắt đỏ, do đó, khi giảm thiểu việc lưu trữ trên phần cứng sẽ có thể giúp tiết kiệm diện tích, giảm chi phí thuê mặt bằng để cất giữ hàng đống tài liệu.

Bước đệm hoàn hảo cho công cuộc chuyển đổi số

Lưu trữ các dữ liệu ảo hay quét hình ảnh đều là bước đầu tiên trong quy trình xây dựng kế hoạch chuyển đổi số.

Việc số hóa toàn bộ các thông tin tài liệu là chìa khóa vàng giúp các tổ chức doanh nghiệp đảm bảo được những thành công vượt bậc ở tương lai. Ngoài ra còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều chi phí.

3. Các bước thực hiện số hoá quy trình

– Bước 1: Định nghĩa thông tin quy trình

– Bước 2: Định nghĩa các bước trong quy trình

– Bước 3: Định nghĩa các thao tác trong mỗi bước

– Bước 4: Gắn quy trình vào các đối tượng liên quan

Có thể thấy số hoá quy trình đem đến cho doanh nghiệp rất nhiều tiện ích. Vinaseco hi vọng bài viết này sẽ đem lại những thông tin quý giá cho bạn. Giúp doanh nghiệp của các bạn chuyển đổi số hoá quy trình thành công.

Xem thêm: Chuyển đổi số là gì?