Phần mềm CRM (phần mềm quản lý khách hàng) cho lĩnh vực vận tải, hậu cần thường gồm những gì?

Khách hàng là mục tiêu mà mỗi doanh nghiệp hướng tới. Vì vậy, phần mềm quản lý khách hàng là điều rất cần thiết với mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên với mỗi lĩnh vực kinh doanh thì tính chất của phần mềm này lại khác nhau. Trong bài viết này, Vinacase sẽ giới thiệu phần mềm CRM cho lĩnh vực vận tải, hậu cần.

Vấn đề thực địa có thể bạn đang gặp phải khi không sử dụng CRM

– Không có được cái nhìn toàn diện về khách hàng phục vụ cho công việc kinh doanh;

– Khó khăn cho việc khai thác dữ liệu khách hàng tiềm năng để tìm kiếm thêm khách hàng mới;

– Doanh nghiệp dễ mất đi thông tin khách hàng khi nhân viên kinh doanh nghỉ việc;

– Tốn nhiều thời gian vào công việc quản lý và các báo cáo thủ công. Việc tìm khách hàng trở nên khó khăn;

– Rất nhiều thông tin quan trọng không được chia sẻ giữa các nhân viên và lãnh đạo kịp thời

– Nhiều phản hổi của khách hàng bị bỏ quên;

– Khó khăn cho việc theo dõi, đánh giá mức độ hiệu quả của nhân viên kinh doanh

– Từng bộ phận sẽ tiếp nhận thông tin và xử lý sự cố Khách Hàng một cách riêng lẻ và rời rạc.

– Công ty đang sử dụng nhiều hệ thống phần mềm khác nhau.

Vấn đề của Sales & Marketing

– Thông tin khách hàng chồng chéo, lộn xộn;

– Chưa có quy tắc chung khi nhập liệu, gây khó khăn cho tìm kiếm, trích lọc sau này

– Chưa có các mô-đun chức năng hỗ trợ nghiệp vụ sales: Báo giá, cơ sở dữ liệu giá, tìm giá tốt nhất…

– Báo cáo còn thủ công

Vấn đề của Kế toán (Accounting)

Kế toàn thường khó khăn, phải làm việc thủ công với các vấn đề:

– Quản lý công nợ

– Báo cáo doanh số

– Quản lý thu chi

– Vấn đề của cấp Quản lý trực tiếp (Manager)

– Khó khăn trong việc theo dõi tiến trình chăm sóc khách hàng của sales man

– Không biết được chính xác tỷ lệ chuyển đổi KH tiềm năng và KH thực sự

– Không nắm được nhu cầu thực sự của KH thông qua việc tiếp cận, chăm sóc KH của sales

– Đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên (KPI)

– Vấn đề của Board

– Dự báo doanh số trong 1 khoảng thời gian

– Báo cáo doanh số theo các tiêu chí khác nhau

– Thiếu công cụ hỗ trợ ra quyết định (các báo cáo, phân tích thống kê trên các số liệu khách hàng)

 Tính năng hệ thống CRM

CRM với những tính năng để giải quyết các khó khăn trên. Cụ thể:

 CRM đối với bộ phận sales (nhân viên bán hàng)

– Quản lý báo giá.

– Quản lý hợp đồng.

– Quản lý được thông tin khách hàng.

– Quản lý được cơ sở dữ liệu giá của các nhà cung cấp.

– Quản lý thu chi (tạm ứng).

– Theo dõi tiến độ thanh toán của khách hàng.

CRM đối với bộ phận chăm sóc khách hàng

– Theo dõi được quá trình giao dịch của khách hàng với công ty.

– Tính điểm cho khách hàng theo nhiều tiêu chí.

– Gửi email tự động chúc mừng các sự kiện đặc biệt của khách hàng.

– Phân loại khách hàng.

CRM đối với bộ phận quản lý

– Phân quyền cho nhân viên sử dụng…

– Xem báo cáo tổng quan, chi tiết về khách hàng, doanh số, vụ việc, hoạt động hằng ngày của nhân viên

– Theo dõi lịch làm việc của nhân viên.

– Theo dõi được doanh thu thông qua các báo cáo.

Các tiện ích khác

– Export to PDF các biểu mẫu hợp đồng, báo giá, chương trình tour theo mẫu có sẵn.

– Quản trị hệ thống phía khách hàng có thể thay đổi nội dung biểu mẫu khi cần.

– Nhắc sinh nhật, ngày đặc biệt của khách hàng.

Quy trình của một hệ thống phần mềm CRM cho lĩnh vực vận tải, hậu cần

Bước 1: Tìm kiếm khách hàng

Bạn tìm kiếm khách hàng thông qua: Google, Call, Email, Quảng cáo

Bước 2: Tiếp cận khách hàng

Việc tiếp cận khách hàng thông qua các kênh khác nhau. Đó là: Email, Call, Hẹn gặp

Bước 3: Chào giá

– Tham khảo cơ sở dữ liệu về giá.

– Làm báo giá nháp.

– Duyệt giá bởi sales admin hoặc manager

– Gửi chào giá

Bước 4: Thương lượng

Nội dụng thương lượng:

– Thương lượng giá với khách hàng

– Duyệt giá sau cùng để chốt hợp đồng

Bước 5: Chốt hợp đồng

Sau khi chốt giá thì sale tiến hành làm hợp đồng trên phần mềm.  Phần mềm sẽ có chức năng cho phép sales soạn hợp đồng trên phần mềm:

– Ghi nhận thông tin khách hàng

– Ghi nhận thông tin thanh toán

– Ghi nhận thông tin đặt cọc (nếu có)

– Lưu và nhấn Export to word để có file gửi khách hàng

Bước 6: Thực hiện hợp đồng

– Ghi nhận các vấn đề phát sinh

– Phần mềm có chức năng nhắc khách hàng (sms, email, gọi điện) khi lô hàng về gần đến nơi.

Bước 7: Chăm sóc khách hàng sau hợp đồng

– Gửi email cám ơn thanh toán, chúc mừng sinh nhật, chúc mừng thành lập công ty.

– Gửi email giới thiệu các khuyến mãi.

– Gửi Newsletter hàng tháng định kỳ.

– Chính sách khách hàng VIP (Gold), Silver, Bronze

Bước 8: Thu chi, công nợ

– Thực hiện các vấn đề thu chi, công nợ khách hàng

– Kiểm soát, theo dõi và xem báo cáo. Kiểm soát, giám sát hoạt động của sales: Cuộc gọi/ngày, Cuộc gọi/tuần

– Theo dõi việc thực hiện hợp đồng xem có phát sinh gì không

– Xem báo cáo và đánh giá hiệu quả làm việc

– Báo cáo doanh thu. Báo cáo hoạt động hằng ngày, hằng tuần, hằng tháng. Báo cáo nguồn khách hàng. Báo cáo công nợ: khoản phải thu, phải trả.

Như vậy có thể thấy, với bất kì lĩnh vực nào cũng cần chăm sóc và quản lý khách hàng. Và lĩnh vực vận tải, hậu cần cũng không phải là một ngoại lệ. Hi vọng với bài viết này của Vinacase sẽ giúp các doanh nghiệp này giải quyết các vấn đề trên.